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25 October 2018
Recrutement d’un Consultant/Groupe de consultants pour la Mise à Jour du Patrimoine de ALLIANCE Côte d’Ivoire

Référence : 30-10-2018




TERMES DE REFERENCE
RECRUTEMENT
CONSULTANT OU GROUPE DE CONSULTANTS
POUR LA MISE A JOUR DU PATRIMOINE DE
ALLIANCE
COTE D’IVOIRERecrutement d’un Consultant ou Groupe de Consultants pour la Mise à Jour du Patrimoine
ALLIANCE CI / AOUT 2018
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Table des matières
Table des matières............................................................................................................................................... 1
I- CONTEXTE ET JUSTIFICATION .................................................................................................................. 2
II- OBJECTIFS DE LA MISSION........................................................................................................................ 2
III- ROLE DU GROUPE DE CONSULTANTS OU DU GROUPE DE CONSULTANTS........................... 2
IV- TACHES ET RESPONSABILITES DU CONSULTANT OU DU GROUPE DE CONSULTANTS .... 3
V- RESULTATS ATTENDUS............................................................................................................................. 3
VI- PROFIL DU CONSULTANT OU DU GROUPE DE CONSULTANTS.................................................... 3
VII- LIEU ................................................................................................................................................................ 4
VIII- DEROULEMENT DE LA MISSION ........................................................................................................... 4
IX- OBLIGATIONS DU CONSULTANT /GROUPE DE CONSULTANTS.................................................... 4
X- LIVRABLES...................................................................................................................................................... 5
XI- CALENDRIER DE LA CONSULTATION.................................................................................................... 5
XII- DEPOT DES OFFRES................................................................................................................................. 5Recrutement d’un Consultant ou Groupe de Consultants pour la Mise à Jour du Patrimoine
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I- CONTEXTE ET JUSTIFICATION
ALLIANCE CI, ONG nationale spécialiste dans le domaine de la santé communautaire est
bénéficiare de plusieurs subventions internationales provenant de différents bailleurs de
fonds.
A ce titre elle acquiert du matériel de tout type qu’elle déploie tant à son siège qu’au niveau
de ses partenaires de mise en exécution lors des programmes qu’elle coordonne.
S’il est vrai que ce patrimoine est la propriété de ALLIANCE CI, il n’en demeure pas moins
vrai que ce patrimoine, avant tout acquis sur des budgets distincts reste des actifs du bailleur
qui peut en disposer à tout moment. D’autant plus que la tenue de cet inventaire constitue
une obligation statutaire pour ALLIANCE CI elle même et une clause des principes de
gestion du (des) bailleur(s).
Il s’impose donc à ALLIANCE CI de faire la distinction entre les biens des différents bailleurs
et ainsi faciliter la mise en place d’une base de données des actifs alignée aux financements.
C’est dans ce cadre que Alliance Côte d’Ivoire lance un appel à candidatures pour le
recrutement d’un Consultant ou Groupe de consultants pour la mise à jour de son
Patrimoine.
Les présents termes de référence concernent la mission de réalisation du projet.
II- OBJECTIFS DE LA MISSION
L’objectif principal est de mettre en place une base de données des actifs à jour pour le
compte de l’année 2018.
De façon spécifique, il s’agira de :
? Effectuer la répartition des biens par bailleur et par Programme/ Subvention
? Concevoir et renseigner un canevas Excel compatible au logiciel des inventaires
utilisé
? Effectuer les inventaires physiques de tous les actifs
? Procéder au marquage des biens
? Proposer un guide simplifié d’Inventaire
III- ROLE DU GROUPE DE CONSULTANTS OU DU GROUPE DE CONSULTANTS
Reportant directement au Chef de la Logistique et des Marchés, le Groupe de consultants ou
le Consultant rendra compte à leurs demandes au Responsable Administratif et Financier
(RAF) et à la Directrice Exécutive (D.E) de ALLIANCE CI.Recrutement d’un Consultant ou Groupe de Consultants pour la Mise à Jour du Patrimoine
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Il sera responsable de la planification, l’organisation, la direction, le management et
l’évaluation des activités d’inventaires tant auprès du PR (Principal Récipiendaire) que des
SR (Sous -Récipiendaire) et SSR (Sous-sous Récipiendaire).
IV- TACHES ET RESPONSABILITES DU CONSULTANT OU DU GROUPE DE
CONSULTANTS
? Assurer la revue documentaire des outils et rapports existants, les améliorer et
formuler des recommandations
? Effectuer les travaux d’inventaires d’actifs par Bailleur et par Programme (codes,
numéros de séries, quantités, type, valeur du matériel, localisation et des
équipements en stock et en utilisation, obsolètes etc…) et investiguer les écarts
? Assurer la collecte des champs de remplissage des fichiers Excel pour la mise en
ligne dans TOMPRO.
? Elaborer un guide simplifié (nomenclature, responsabilités, impacts, procédures
d’enregistrement des biens).
? S’assurer que les procédures arrêtées sont appliquées et que les mesures de
protection et de sécurisation des équipements sont mises en place.
V- RESULTATS ATTENDUS
? Les inventaires consolidés (version EXCEL) PR, SR et SSR du patrimoine de
ALLIANCE CI sont établis, mis à jour et signés.
? Les inventaires extraits de TOMPRO sont en cohérence avec la version EXCEL
et signés.
? Un rapport d’inventaire est édité Les équipements perdus ou volés sont
documentés
? Tous les actifs sont marqués et localisés
? Un Guide simplifié d’inventaire est produit
VI- PROFIL DU CONSULTANT OU DU GROUPE DE CONSULTANTS
COMPETENCESRecrutement d’un Consultant ou Groupe de Consultants pour la Mise à Jour du Patrimoine
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? Les consultants/ou groupe de consultants seront de formation BAC+4 au minimum en
Logistique, Informatique ou Comptabilité ou disciplines assimilées
? Cinq ans d’expérience avérée dans la Gestion du Patrimoine aspect Management,
Informatique ou comptabilité
? Avoir conduit au moins une mission similaire
? Expérience des projets Fonds Mondial serait un acquis
? Connaissances d’un logiciel de Gestion d’actifs spécialement TOMPRO ou d’un ERP
serait appréciable
? Maitrise du Pack Office spécialement Excel, Access ou base de données.
? Excellentes capacités de communication et de rédaction de rapports
? Capacité à travailler de façon autonome et indépendante
? Être flexible, organisé et s’adapter aux changements d’interlocuteurs et
d’environnement
? Homme de terrain et de voyages
? Capable de travailler sous stress et avec des deadlines
APTITUDES
? Motivé et savoir se fixer des objectifs et les atteindre
? Réputation d’intégrité et respectueux de l’éthique et des procédures.
? Être de très bonne santé physique et alerte d’esprit
VII- LIEU
Les activités d’inventaires se dérouleront sur toute l’étendue du territoire national et plus
spécifiquement auprès des SR et SSR ainsi que du PR, ALLIANCE CI.
Les localités sont annexées au présent TDR.
VIII- DEROULEMENT DE LA MISSION
Cette étude sera menée par un Consultant/Groupe de consultants qui en aura l’entière
responsabilité.
ALLIANCE CI mettra à la disposition du Consultant/ Groupe de Consultants des agents de
collecte et saisie de données durant la mission ainsi que les moyens logistiques nécessaires
à la facilitation de la mission
IX- OBLIGATIONS DU CONSULTANT /GROUPE DE CONSULTANTS
? Elaborer et faire valider par le Chef Logistique, le plan de travail, la catégorisation des
biens et les outils de collecte des données ;
? Encadrer le recrutement et la formation des équipes d’inventaires, qui sera
spécifiquement adaptée au type d’entretiens qu’ils auront à réaliser et qui assurera la
confidentialité des informations collectées ;
? Organiser et superviser les opérations de collecte des données ;
? Organiser et participer aux réunions avec les différents acteurs interrogés ;Recrutement d’un Consultant ou Groupe de Consultants pour la Mise à Jour du Patrimoine
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? Traiter et analyser les données collectées ;
? Rédiger le rapport préliminaire de l’étude pour le Chef Logistique/RAF/ D.E et intégrer
leurs commentaires ;
? Participer à la réunion de restitution et présenter l’étude devant la Direction.
? Finaliser et déposer le rapport et les livrables en intégrant les observations formulées
par la Direction.
X- LIVRABLES
Les réalisations/rapports ci-dessous sont attendus :
?Le plan de travail assorti d’un calendrier de réalisation de la Mission
?La version finale Excel du fichier d’inventaire avec tous les champs d’information
renseignés
?La version finale du Fichier d’inventaires extraite de TOMPRO
?Une liste complète des actifs recensés, localisés et marqués.
?La version préliminaire du rapport d’inventaire à mi-chemin à proposer au C.
LOG/RAF pour commentaires ;
?La version finale du rapport d’inventaire présenté aux C.LOG/RAF/ DE ;
?Le Guide simplifié d’inventaires
Le document final consistera en un rapport structuré, clair et rédigé en français à remettre
trois exemplaires papiers sous format A4 et un exemplaire sur support informatique (clé
USB) sous format Word strictement identique à la version papier. Les fiches d’inventaires et
tous les autres outils de collecte de données utilisés au cours de l’étude seront remis sous
format électronique.
XI- CALENDRIER DE LA CONSULTATION
La présente mission doit être exécutée dans un délai de Quarante-cinq (45) jours
calendaires à compter de la date de notification.
XII- DEPOT DES OFFRES
Les postulants devront soumettre au plus tard vendredi 09 Novembre 2018 à 12 H00 une
proposition comportant :
Proposition Technique :Recrutement d’un Consultant ou Groupe de Consultants pour la Mise à Jour du Patrimoine
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? L’approche méthodologique complète, le plan de travail, les outils de collecte
des données d’inventaire, la procédure de collecte et d’inventaire, etc. ;
? CV de l’équipe
Proposition Financière
? Les honoraires en FCFA HT précisant tous les détails budgétisés
? Les frais de Missions à l’intérieur du pays
NB : Les dossiers de candidature devront porter la mention « Recrutement d’un
Consultant/Groupe de consultants pour la Mise à Jour du Patrimoine de ALLIANCE
Côte d’Ivoire »
Les propositions techniques et financières doivent être déposées sous plis fermés au plus
tard le vendredi 09 Novembre 2018 à 12 H00 à l’adresse géographique indiquée ci-après :
A l’attention de Madame la Directrice Exécutive :
Alliance Côte d’Ivoire, II Plateaux,
7è tranche, après le bureau Sodeci
en allant au quartier Zinsou,
08 BP 2046 Abidjan 08
Tel : +225 22 52 85 70




NB : Les dossiers de candidature devront porter la mention « Recrutement d’un Consultant/Groupe de consultants pour la Mise à Jour du Patrimoine de ALLIANCE Côte d’Ivoire »

Les propositions techniques et financières doivent être déposées sous plis fermés au plus tard le vendredi 09 Novembre 2018 à 12 H00 à l’adresse géographique indiquée ci-après :

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